Privacyverklaring Orbit

Orbit is het leerlingadministratiesysteem van Atelier Het Gooi: wie er op school zit, of ze er zijn, welke ondersteuning ze krijgen en hoe de school met ouders communiceert. Deze verklaring legt uit welke gegevens daarbij worden verwerkt, van wie, waarom en hoe lang.

• Leerlingen: naam, geboortedatum, adres, het onderwijsnummer dat de wet voorschrijft, inschrijving en coachgroep, aanwezigheid en verzuim, en, alleen als dat nodig is, ondersteuningsafspraken en documenten.
• Ouders en verzorgers: naam, e-mailadres, telefoonnummer, het gezag over het kind en de berichten die de school met u wisselt.
• Medewerkers: naam, e-mailadres, profielfoto en rol, via het Google-schoolaccount. Van elke medewerker wordt vastgelegd wat die in Orbit doet en bekijkt.

Omdat de wet het van een school vraagt: de Wet op het primair onderwijs, de Wet op het voortgezet onderwijs, de Leerplichtwet en de Wet passend onderwijs. Voor alles wat daar niet onder valt, bijvoorbeeld een foto op de website, vraagt de school apart toestemming en kunt u die altijd intrekken. Er wordt niets doorverkocht, geprofileerd of voor advertenties gebruikt.

Alleen medewerkers met een rol die het nodig heeft, en alleen voor de leerlingen waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Een coach ziet de eigen coachgroep, de administratie de inschrijving, de ondersteuningscoördinator het ondersteuningsdossier. Gevoelige rollen worden door twee beheerders afgetekend. Ouders zien alleen hun eigen kind; leerlingen alleen zichzelf.

Orbit draait op één server in de Europese Unie, beheerd door de school. De verbinding is versleuteld en er wordt een logboek bijgehouden van wie wat wijzigt én wie wat bekijkt. Elke nacht wordt een back-up gemaakt.

Zo lang als de wet voorschrijft en niet langer: het leerlingdossier twee jaar na uitschrijving, gegevens over verzuim en in- en uitschrijving vijf jaar, het ondersteuningsdossier en ontwikkelingsperspectief drie jaar, aanmeldingen zonder inschrijving hoogstens een jaar. De school legt deze termijnen vast in Orbit; wat verlopen is, wordt gemeld en opgeruimd.

U mag inzien wat we van u en uw kind bewaren, het laten corrigeren, en in sommige gevallen laten verwijderen of overdragen. Mail daarvoor naar hallo@ateliergooi.nl (aanspreekpunt gegevens: Tom Jonkman). Klachten kun je ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.